クラウドサービス導入で変わる業務効率!運輸業で有効なシステム構築などを解説

運輸業にクラウドシステムを導入すると業務効率を向上させることができます。
データが各車両や各拠点にばらばらに管理されている状態から一元管理に変えることで、分析しやすくなったり、労務管理や会計管理との連携が可能になります。
最も大きいのは帳票を作るためだけの作業が激減することです。
ドライバーにとっても帰社後のペーパーワークがなくなれば負担が少なくなります。
車両の運行情報からそのまま請求処理に繋げられればスピードが変わってきます。

クラウドサービス導入で変わる業務効率!運輸業で有効なシステム構築などを解説

運輸業でクラウドシステムを導入する時には、各車両にネットワークにつながるデジタコを搭載することが重要になります。
走行の記録がリアルタイムで行われれば、ドライバーがいちいちデータを移動する必要がありません。
運行記録はそのまま勤務時間として使うことができて、給与計算の元となります。
顧客管理から注文書と走行記録を関連づけて請求書を発行することも可能です。
このような運輸業に欠かせない一貫した処理を場所を選ばずに管理できるのがクラウドシステムのメリットです。

運輸業でクラウド化できる業務とは?

運輸業は効率化が収益に大きく影響する業種の一つです。
パソコンなどを取り入れて帳票のデジタル化を行っているかもしれませんが、それではまだ効率化できる余地があります。
業務の無駄をできる限り排除したいならクラウド化が重要なポイントになります。
最も大きなメリットはデータの一元化です。
それぞれのパソコンでデータを保有していると一貫した管理がしにくく無駄が生じます。
サーバー上の一箇所にまとめてしまえば、誰もが同じデータを見ることが可能です。
運輸業でクラウド化できる業務として、運行記録や請求書管理、売上の分析と労務管理があります。
運行管理は各車両のデジタコを直接サーバー上にデータを送信できるようにすれば、リアルタイムで運行状況を把握できます。
その記録と顧客情報を組み合わせることで、簡単に請求書を発行可能です。
請求の情報はそのまま会計システムに連携できます。
実際の走行時間などから給与管理システムにデータを送ることもできたり、それぞれのデータを分析して売上の変化を確認することもできます。

運輸業で必要な帳票もクラウドで管理

運輸業では荷物を運ぶ仕事をメインにやりますが、大量の荷物を仕分けして目的地まで届けるにじゃ帳票の管理が欠かせないです。
仮にダンボールだけで管理をすると何の荷物なのかが分からなくなりますから、何処に届ける荷物なのかをしっかりと仕事をしている人達が把握しておかないといけません。
運輸業では大量の荷物が常に入ってきますから、上手く情報を管理しておかないと混乱してしまう可能性が高いです。
帳票などをクラウドで管理すれば、クラウド上で情報を簡単にチェックすることができますから、誤配などのミスを未然に防ぐことができます。
タブレット端末などを使用することで現場でもスムーズに情報をチェックすることができますから、分からないことがあるときに簡単に情報を確認できるようになれます。
誤配などの業務上のミスを減らすことができますし、何も対策をしないときよりも業務を効率化できますから、生産性の向上にも繋がるかもしれません。

クラウドタイプなら運輸の状況をどこでも見られる

運輸のシステムをクラウド化するメリットは、数多くあります。
その中でも、リアルタイムで情報を更新していくことができるという点は非常に魅力です。
これは、クラウドサーバーを利用してシステムを使っていくことができるからです。
ネットワークを介してリアルタイムで状況を確認できますので、とてもスムーズなやり取りを進められます。
大きなメリットとしては、サーバーにアクセスできるユーザーであるのならば誰であっても運輸状況を確認できるという点です。
一般的に、情報やデータなどを管理する場合には自社サーバーを準備して、そこで保存しなくてはいけません。
特定のデバイスでしかアクセスできないことが普通ですが、ネットワークを利用すればこの問題点は解決できます。
文字通り、アクセス権限がある人物ならば日本全国どこにいてもすぐに情報を確認できますので非常に便利です。
業務を進めていくうえでも、円滑なコミュニケーションと連携を取れますので業務効率が上昇します。

運輸業はクラウドシステムでどこでも管理できる

運輸業の処理高速化のために欠かせないのがクラウドによるデータ管理です。
パソコンでデータを保管していると場所を限定されて、限られた人しか見ることができません。
サーバーで一元保管できれば、アクセスできる人なら誰でも閲覧や編集を行うことが可能です。
つまり、自分のスマートフォンでもデータを見ることができます。
これによって働く場所を限定されることなく、どこでも同じ作業が可能となります。
例えば複数の拠点を持っている運輸業の場合、それぞれでデータを保管していると効率的な処理ができなくなります。
クラウドであれば一箇所にデータを集めることが可能なので、本社で一括管理できれば各拠点の負担の軽減が可能です。
データのセキュリティもまとめてできるので、コスト削減ができます。
また同じデータを複数で処理することが可能なので、分業もできて繁盛期などにリソースを増やして対応することも簡単です。
効率的な処理を進めたいなら検討すべき環境です。

筆者:宇佐美重樹

筆者プロフィール

山口県山口市生まれ。
運送会社を利用するときはお互いのために再配達が起きないよう注意しています。
輸出入クラウドで効率化